اصول اوليه نامه نگاري انگليسي
با توجه به پيشرفت دنياي تکنولوژي و سهولت برقراري ارتباط با سراسر دنيا از طريق اينترنت و پست الکترونيک، تعداد شرکت ها و افراد در حال
مکاتبه با کشورهاي خارجي از طريق زبان بين المللي انگليسي رو به افزايش است.
در اين يادداشت قصد داريم شما را با مقدمه اي از اين اصول آشنا کنيم، چنانچه شما نيز جزء افراد علاقمند يا نيازمند به فراگيري نامه نگاري انگليسي هستيد، از شما دعوت مي کنيم اين يادداشت و يادداشت بعدي مرتبط در سايت ما را دنبال کنيد.
انواع نامه
نه تنها در زبان انگليسي که در تمام زبان هاي دنيا،
نامه هاي انگليسي به 2 دسته غير رسمي (دوستانه) و رسمي (اداري) تقسيم مي شوند. اين تقسيم بندي در انگليسي تحت عنوان نامه هاي formal (رسمي) و informal (غيررسمي) آورده شده است.
ايميل هاي انگليسي
همان طور
ايميل هاي انگليسي که از نامشان پيداست، غير رسمي و غير اداري بوده و بيشتر براي مکاتبات دوستانه و خانوادگي استفاده مي شوند و براي نگارش آنها هيچ گونه اصول و ضوابطي لازم به رعايت نيست. اين نامه ها نثري متداول و غير رسمي دارند.
نامه هاي رسمي انگليسي
اين دسته نامه ها براي مکاتبات تجاري و اداري، خطاب به طرف هاي تجاري با نثري رسمي و موضوعات متفاوت کاري (سفارش کالا، استعلام، شکايت، تشکر، دعوت به همکاري و …)
نوشته مي شوند.
بخش هاي متفاوت نام? رسمي
تمام نامه هاي رسمي داراي سه بخش اصلي عنوان (Heading)، متن نامه (Letter Body) و پايان محترمانه (Ending) هستند.
Heading
اين بخش غالباً به عنوان نوعي سلام مؤدبانه و جهت خطاب گيرنده در
مکاتبات خارجي گوشه سمت چپ بالاي نامه نوشته شده و پس از درج عنوان از علامت (،) استفاده مي شود. براي مثال به اين عناوين توجه کنيد:
,Dear Mr. Jackson (آقاي جکسون عزيز)
,Dear Ms. Alexa (خانم الکساي عزيز)
,Dear All (حضور محترم همه)
,Dear Messers (آقايان عزيز)
,Good Day (روز خوش)
مورد آخر نسبتاً غير رسمي تر از ساير موارد بوده و معمولا در يکي دو نام? نخست از آن استفاده نمي شود.
Letter Body
همان طور که گفته شد، اين قسمت، متن اصلي نامه انگليسي را در بر مي گيرد و بايد توجه داشته باشيم که اصولاً متن اصلي داراي نثر رسمي بوده و تا جاي ممکن نبايد از ضمير اول شخص مفرد (I) در نوشتن جملات آن استفاده کرد.
به مثال زير توجه کنيد.
This is to order the total amount of 5400 monitor devices of Brand… and model ….Kindly let us have the quotation and your payments terms
بدين وسيله سفارش ما جهت تعداد کل 5400 مانيتور برند (مارک)… مدل… اعلام مي گردد. خواهشمند است مظنه و شرايط پرداخت را به اطلاع ما برسانيد.
Ending
اين بخش همان پايان مؤدبانه نامه يا به کار بردن کلمات احترام آميز است که تقريبا همگي معناي “ارداتمند” يا “با تقديم احترام” فارسي را دارند. Ending در خط آخر نامه و گوشه سمت راست پايين درج مي شود و در خط زير آن نام شخص نويسنده نامه و امضاء يا مشخصات شرکت (اسم، تلفن، وب سايت …) نوشته مي شود. مثال:
,Best regards
,Truly yours
,Sincerely yours
,Yours truly
,Yours sincerely
,Bests
توجه داشته باشيد که تنها نخستين حرف کلمه اول در اين عبارات به صورت بزرگ (capital) نوشته مي شود و بعد از آن حتماً علامت (،) درج مي شود. در ميان موارد بالا مورد آخر رسميت کمتري دارد.
يک نمونه نام? کامل
در پايان
مکاتبات انگليسي به اين نمونه نامه جهت معرفي و شروع همکاري توجه فرماييد:
(توجه: به دليل عدم دانستن نام فرد گيرنده و نيز عدم اطلاع از خانم يا آقا بودن وي، عنوان به اين صورت درج مي شود.)
Dear Sir/ Ma`am,
This is to introduce – Company as one of biggest Iranian software importers.
Our company is engaged in trading electronic devices especially softwares with over 30 years experience of its shareholders in Iran . We import different softwares from different countries throughout the year (it would be our pleasure if you visit our website to know more about our activities).
Since – would always welcome new opportunities to extend its business and trading further, we would be much glad to cooperate with companies other than our current partners worldwide.
In the case you agree to coopearte we shall be thankful to have your products list.
Looking forward to receiving your kind reply at your earliest convenience.
Truly yours,
Ms. Nooshin Mohammadali
X Company
Tel
Cell
Website
درباره این سایت